EAP 案例：處理難纏客戶，提升客服部門效能
EAP如何幫助客服團隊重拾專業與尊嚴？
一、【案例現場】奧客橫行，客服部門的困境與挑戰
在現今競爭激烈的商業環境中，客戶服務部門扮演著至關重要的角色。他們是企業與客戶之間的第一線接觸點，負責處理客戶的諮詢、投訴、建議等，其服務品質直接影響著客戶滿意度和企業形象。然而，許多企業的客服部門卻面臨著越來越嚴峻的挑戰，其中，「難纏客戶」的問題便是讓許多客服人員感到身心俱疲的主要原因之一。
所謂「難纏客戶」，指的是那些行為超出正常客戶範疇，對客服人員造成困擾甚至傷害的客戶。他們的行為可能包括：
- 過度情緒化： 對客服人員大聲咆哮、惡言相向，甚至使用侮辱性語言。
- 無理要求： 提出不合理或超出公司服務範圍的要求，並堅持要求客服人員滿足。
- 頻繁投訴： 對任何小事都小題大作，動輒投訴客服人員或公司，以此施壓。
- 糾纏不休： 反覆撥打客服電話或登門拜訪，長時間占用客服資源，影響其他客戶的服務。
這些難纏客戶的存在，對客服部門造成了極大的負面影響：
- 員工壓力大： 長期面對難纏客戶的負面情緒和無理要求，使客服人員承受巨大的心理壓力，容易出現焦慮、抑鬱等情緒問題。
- 工作效率降低： 處理難纏客戶需要花費大量的時間和精力，導致客服人員無法及時處理其他客戶的問題，降低了整體工作效率。
- 離職率升高： 長期的工作壓力和負面情緒，使許多客服人員萌生退意，導致部門離職率升高，增加了企業的招募和培訓成本。
- 團隊氛圍惡化： 難纏客戶的問題如果處理不當，容易在團隊內部造成負面情緒蔓延，影響團隊士氣和凝聚力。
在本案例中，某公司的客服部門就面臨著這樣的困境。部門內出現了一位「奧客」，該客戶仗著「顧客至上」的口號，頻繁地對客服人員進行挑剔和刁難。這位客戶三天兩頭就會來電或登門，稍有不滿意就揚言投訴，讓客服人員疲於應付，苦不堪言。
面對這位難纏客戶，客服部門的主管和店經理也感到束手無策。他們雖然努力安撫客戶情緒，卻往往無法從根本上解決問題。長期下來，部門內的負面情緒不斷累積，員工壓力越來越大，離職率也開始升高。
二、【EAP專業解說】重新定義服務，建立健康的工作模式
企業員工協助方案（EAP）是一種旨在關懷員工身心健康，並協助企業提升組織效能的福利制度。當企業的員工遇到工作或生活上的問題時，EAP顧問會提供專業的諮詢、評估、轉介等服務，幫助員工解決問題，恢復健康的工作狀態。
在本案例中，EAP顧問介入後，首先進行了全面的評估，了解客服部門所面臨的具體問題和挑戰。接著，EAP團隊針對這些問題，設計了一系列專業的解決方案。
1. 重新定義服務業：從「委曲求全」到「專業服務」
傳統觀念中，服務業常常被認為是「顧客至上」，服務人員需要無條件地滿足客戶的所有要求，即使這些要求是不合理或過分的。這種觀念容易讓服務人員產生「低人一等」的感覺，長期下來會損害其自尊心和工作積極性。
EAP顧問協助客服人員重新定義服務業的本質。他們強調，服務業是一種專業，服務人員是具備專業知識和技能的從業人員，他們的工作是提供協助、解決問題，而不是無底線地滿足客戶的所有要求。
EAP團隊引導客服人員建立正確的服務觀念：
- 服務是一種專業： 服務人員擁有專業知識和技能，值得被尊重。
- 顧客有權利，但也有義務： 顧客有權利獲得優質的服務，但也有義務尊重服務人員，遵守相關規範。
- 服務不是委曲求全： 服務人員不需要無條件地滿足顧客的所有要求，對於不合理的要求，有權利拒絕。
透過重新定義服務業，EAP團隊幫助客服人員建立起專業自信，擺脫「低人一等」的心理，從而更積極、更有尊嚴地投入工作。
2. 提供法律資源：明確員工權益，建立保護機制
許多服務人員對於自身的法律權益了解不足，在面對客戶的無理要求或不當行為時，往往選擇忍氣吞聲。這種情況不僅會損害員工的身心健康，也會讓企業暴露在法律風險之中。
EAP團隊為客服人員提供了相關的法律資源，明確告知他們的法律權益。這些資源包括：
- 法律講座： 邀請法律專家為客服人員講解《消費者保護法》、《民法》等相關法律法規，使其了解在服務過程中可能遇到的法律問題，以及自身的權利和義務。
- 法律諮詢： 提供免費的法律諮詢服務，讓客服人員在遇到法律問題時，可以隨時獲得專業的協助。
- 公司法律政策： 協助公司制定明確的法律政策，規範客服人員的行為，以及應對客戶不當行為的處理流程。
EAP團隊強調，如果客戶的行為已經構成騷擾、侮辱，甚至人身攻擊，公司將會站在員工的立場，採取必要的法律行動，維護員工的合法權益。這給予客服人員強大的支持，讓他們在面對難纏客戶時，不再感到孤立無援。
3. EAP介入方案：多管齊下，全面提升客服部門效能
為了從根本上解決客服部門的問題，EAP團隊設計了多管齊下的介入方案，包括：
- 團體諮詢： EAP顧問組織客服人員進行團體諮詢，讓他們得以抒發長期累積的負面情緒，分享彼此的工作經驗，並學習應對難纏客戶的技巧。在團體諮詢中，EAP顧問引導客服人員學習情緒管理、壓力調適、衝突解決等技能，幫助他們建立更健康的工作模式。
- 法律權益講座： 如前所述，EAP團隊邀請法律專家為客服人員講解相關法律知識，使其了解自身的權益，以及公司在法律層面提供的支持。
- 公司政策宣導與主管培訓： EAP團隊協助公司制定明確的客戶應對政策，規範客服人員的行為，以及應對客戶不當行為的處理流程。同時，EAP團隊也為客服部門的主管提供培訓，提升他們處理客訴、保護員工，以及建立支持性團隊文化的能力。
三、【筆者觀點】建立尊重與專業的服務關係
在本案例中，EAP的介入取得了顯著的成效。
首先，公司明確地向員工表達了支持立場，並採取實際行動，讓客服人員感受到公司的重視與保護。這極大地提升了員工的士氣，增強了他們的歸屬感和工作積極性。
其次，公司對該名奧客採取了強硬的態度，明確告知其行為已違反相關法律規範，並保留採取法律行動的權利。這種堅決的態度有效地遏制了奧客的囂張氣焰，保障了客服人員的合法權益。
最終，該名奧客在得知公司及員工將採取法律行動後，便不再出現。客服部門的工作秩序恢復正常，員工壓力減輕，離職率也顯著下降。
這個案例凸顯了EAP在協助企業建立健康服務關係的重要性。真正的「顧客至上」，應建立在互相尊重的基礎上。企業在追求顧客滿意的同時，更應重視員工的身心健康與專業尊嚴。
EAP不僅幫助員工應對挑戰，更促使企業反思服務的本質，建立更完善的制度，讓服務業不再是委曲求全的代名詞。透過EAP的介入，企業可以建立起一個尊重、專業、健康的服務環境，實現企業、員工和客戶的三贏。
總結來說，本案例強調了以下幾個關鍵點：
- 難纏客戶是客服部門常見的問題，會對員工和企業造成負面影響。
- EAP可以提供有效的解決方案，包括重新定義服務業、提供法律資源和實施多管齊下的介入方案。
- 建立尊重和專業的服務關係，是提升客服部門效能和保障員工權益的關鍵。
希望這個案例能夠為廣大企業提供參考，幫助他們更好地應對客服部門的挑戰，建立更健康、更有效率的工作環境。
作者-以樂管顧社工師督導 黃宣融
-專長團體治療、個別諮詢與社區精神復健..等
-曾擔任美商CDS EAP方案負責人
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